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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

PERSONALES

La política de protección de los datos se aplicará a todas las bases que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de SERVITRANS SAS., en adelante SERVITRANS SAS.

El responsable por el tratamiento de los datos personales es SERVITRANS SAS., con NIT No.900.399.939-8, con domicilio principal en la Avenida Carrera 45 No. 106-25 oficina 201, en la ciudad de Bogotá D.C. Correo electrónico contacto@servitrans.co  Teléfono 744 95 64

Para el tratamiento de los datos personales SERVITRANS SAS., aplicará principios de legalidad, finalidad, transparencia, acceso, seguridad y confidencialidad.

SERVITRANS SAS., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales para el desarrollo de su objeto social; así como para el fortalecimiento de sus relaciones con sus grupos de interés, recolecta, almacena, conserva, usa, circula, y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como; Empleados y familiares de estos, accionistas, Clientes y Proveedores para los siguientes propósitos y finalidades:

Finalidades Generales del tratamiento de datos personales:

  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable, deban recibir los Datos Personales;
  • Para controlar el acceso a las oficinas de  SERVITRANS SAS y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, Empleados y familiares de éstos, accionistas, clientes y proveedores, para las finalidades antes mencionadas.
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de SERVITRANS SAS, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros);
  • Registrar sus datos personales en el sistema contable de SERVITRANS SAS y en sus bases de datos operativas;
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sea necesarias para el desarrollo del objeto social de SERVITRANS SAS.

 

 

Respecto a los datos de nuestros Clientes y grupos de Interés:

  • Para cumplir con las obligaciones contraídas con sus Clientes, en el desarrollo de sus actividades comerciales.
  • Para el fortalecimiento en las relaciones con sus grupos de interés, mediante el envío de información relevante y evaluación de necesidades o expectativas de los servicios ofrecidos.

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

  • Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de SERVITRANS SAS, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades del sistema de seguridad y salud en el trabajo bienestar, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como cooperativas, capacitaciones seguros de vida, entre otros;
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
  • Planificar actividades empresariales;

Respecto a los datos personales de nuestros proveedores:

  • Para hacer el registro en los sistemas integrados de gestión de SERVITRANS SAS.
  • Para invitarlos a participar en actividades propias de SERVITRANS SAS, y en las cuales es importante su asistencia
  • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;

Respecto a los datos personales de nuestros accionistas:

  • Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de SERVITRANS SAS.
  • Para el pago de dividendos;
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas;

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de SERVITRANS SAS., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  • Conocer los Datos Personales sobre los cuales SERVITRANS SAS., está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a SERVITRANS SAS., para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Ser informado por SERVITRANS SAS., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  • Solicitar a SERVITRANS SAS., la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos por esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y SERVITRANS SAS., en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
  • Por el Titular;
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

SERVITRANS SAS, tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, SERVITRANS SAS.,   hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

SERVITRANS SAS., atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

SERVITRANS SAS., solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por SERVITRANS SAS., tales como:

  • Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por SERVITRANS SAS
  • De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso SERVITRANS SAS., asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

En eventos en los que no resulta necesario la autorización del Titular, tales como:

 

  • La Información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Se trate de Datos de naturaleza pública.
  • Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.
  • El Tratamiento de datos personales esté autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Se trate de Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, SERVITRANS SAS., informará al Titular:

  • Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Adicionalmente, SERVITRANS SAS., tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. 

Para la atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales, en SERVITRANS SAS., los titulares tienen derechos a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Los mecanismos que se han implementado en SERVITRANS., para garantizar el ejercicio de dichos derechos son:

  • Mediante presentación de solicitud respectiva al correo electrónico contacto@servitrans.co
  • Solicitud presentada a través del teléfono fijo 744 95 67 o al celular 314 457 19 35
  • Comunicación dirigida a SERVITRANS SAS, a la Gerencia General, Avenida Carrera 45 # 106-25, oficina 201.
  • Solicitud presentada por medio de la página web www.servitrans.co

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de Datos Personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

  • El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
  • Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. Para esto el Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante.
  • La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.

 

Igualmente SERVITRANS SAS., tiene establecido el procedimiento a seguir para la atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales, el cual puede ser consultado en el siguiente enlace A-PR-006.

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 25 de mayo de 2017.